Tudo o que você precisa saber sobre gestão de frotas (e como melhorar a sua operação)

Alisson Dias
17 de mai. de 2022
8 min de leitura

Atualizado: 20 de dez. de 2024

Administrar uma frota vai além de manter veículos em movimento. Você já viu como a gestão de frotas pode ser desafiadora, especialmente quando se busca eficiência, redução de custos e aumento da segurança operacional? Esses desafios são comuns entre aqueles que dependem de veículos para suas empresas. No entanto, a gestão estratégica de frotas oferece soluções inteligentes que podem transformar a operação de qualquer empresa. Neste artigo, exploraremos os conceitos essenciais sobre gestão de frotas, como ela funciona, suas vantagens e como você pode implementar uma forma eficaz para melhorar sua operação.

Mas afinal, o que é a gestão de frotas?

A gestão de frotas envolve o planejamento, organização e controle de todos os veículos de uma empresa, desde a aquisição até a manutenção e a operação do dia a dia. A ideia central da gestão de frotas é melhorar a utilização dos veículos, garantir que eles funcionem de forma segura e económica, e reduzir os custos associados, como o consumo de combustível e as manutenções inesperadas.

Em resumo , gestão de frotas envolve o monitoramento e controle de veículos empresariais para reduzir custos, melhorar a segurança e melhorar operações. Inclui práticas como manutenção preventiva, telemetria e planejamento estratégico.

O que faz um gestor de frota?

O gestor de frotas é responsável por supervisionar todos os aspectos relacionados com os veículos da empresa. Isso inclui a gestão do dia a dia, a melhoria progressiva das manutenções, o controle de custos, a avaliação do desempenho dos motoristas e a implementação de tecnologias para melhorar a eficiência.

Além disso, o gestor de frotas também pode estar envolvido na seleção de novos veículos , na negociação de contratos com fornecedores de combustível, seguros e serviços de manutenção, e no desenvolvimento de estratégias para a redução de custos operacionais .

Em geral o gestor de frotas é o responsável por:

Aquisição de veículos e equipamentos : Planejar e decidir quais veículos e equipamentos são mais adequados para a operação, levando em conta fatores como eficiência de combustível, custo-benefício e necessidade de manutenção futura.
Manutenção preventiva e gestão de reparos : Organizar e gerenciar cronogramas de manutenção preventiva, garantindo que todos os veículos estejam em perfeito estado. Gerenciar reparos de forma rápida para minimizar o tempo de inatividade.
Controle e gestão de combustível : Monitorar o consumo de combustível da frota, implementando estratégias para melhorar a eficiência energética, como a adoção de tecnologias ou práticas de direção econômica.
Rastreamento e monitoramento : Utilização de sistemas de telemetria e rastreamento para monitorar a localização dos veículos, comportamento dos motoristas e dados de desempenho, melhorando a segurança e eficiência das operações.
Treinamento de motoristas : Promover programas regulares de capacitação para os motoristas, focando em segurança no trânsito, eficiência no consumo de combustível e adesão às políticas internas da empresa.
Gestão de seguros e sinistros : Garantir que toda a frota esteja devidamente coberta por políticas de seguros adequadas, além de gerenciamento de sinistros e lidar com os processos necessários de forma ágil e eficiente.
Cumprimento regulatório : Garantir que todos os veículos e operações da frota estejam de acordo com regulamentações governamentais, incluindo leis de trânsito, normas ambientais e padrões de segurança.
Planejamento logístico e otimização de rotas : Elaborar e ajustar rotas para maximizar a eficiência operacional, reduzir custos e melhorar a produtividade.
Sustentabilidade e responsabilidade ambiental : Desenvolver práticas que minimizem o impacto ambiental da operação da frota, como a implementação de veículos com baixa emissão de emissões e otimização de recursos energéticos.

Como funciona a gestão de frotas?

O funcionamento da gestão de frotas pode ser adaptado conforme as necessidades de cada empresa, mas seu núcleo sempre envolve eficiência e controle. Tradicionalmente, muitas empresas gerenciavam suas frotas com planilhas manuais e relatórios físicos, o que tornava o processo lento e suscetível a erros. Atualmente, a realidade é diferente: os gestores contam com sistemas digitais que automatizam e simplificam o monitoramento, gerando relatórios detalhados com precisão.

Gestão de Ativos

A gestão de ativos foca nos veículos em si – sua manutenção, aquisição e desativação. Veículos em bom estado são essenciais para garantir o transporte seguro e reduzir custos com reparos. A manutenção preventiva tem um papel central, uma vez que previne falhas antes que se tornem problemas maiores.

Gestão de Insumos

Outro aspecto crítico é a gestão de insumos, como combustível, pneus e lubrificantes. O controle rigoroso desses insumos pode gerar economias substanciais. Por exemplo, monitorar o consumo de combustível com telemetria permite identificar desperdícios, otimizar rotas e treinar motoristas para dirigir de forma mais econômica.

Gestão Comportamental

O comportamento dos motoristas influencia diretamente a segurança e os custos da operação. Monitorar práticas como velocidade excessiva, freadas bruscas e acelerações pode prevenir acidentes e reduzir o desgaste dos veículos. Segundo a Confederação Nacional de Transporte (CNT), 80% dos acidentes de trânsito têm causas relacionadas ao comportamento humano. Assim, a gestão comportamental visa não apenas reduzir custos, mas proteger vidas.

Existem diferentes tipos de gestão de frotas, sendo os mais comuns:

Manual de Gestão : A gestão tradicional, baseada em planilhas e anotações manuais. Pode ser eficaz para frotas pequenas, mas tende a ser ineficiente e tende a cometer erros à medida que a frota cresce.
Gestão Automatizada : Utiliza tecnologias como o software de gestão de frotas que facilitam o acompanhamento de manutenção, custos, rotas, desempenho dos motoristas e outros aspectos em tempo real.
Gestão Integrada : Envolve o uso de sistemas avançados que conectam a gestão de frotas com outros processos da empresa, como logística e contabilidade, proporcionando uma visão holística da operação.

A escolha entre esses modelos depende do tamanho da frota e da complexidade das operações de transporte da empresa.

Principais vantagens da gestão de frotas

Redução de Custos Operacionais: Com a adoção de tecnologias modernas, é possível otimizar rotas, reduzir consumo de combustível, planejar manutenções e aumentar a eficiência do uso dos veículos.
Eficiência Operacional: A automatização e centralização de dados permitem que gestores tomem decisões com base em informações precisas. Isso elimina retrabalhos, melhora a comunicação interna e reduz o tempo necessário para lidar com tarefas burocráticas.
Segurança de Motoristas: Uma gestão eficiente foca na proteção dos motoristas por meio de treinamentos constantes, monitoramento de comportamento e uso de tecnologias de segurança. Reduzir acidentes é não só uma vantagem financeira, mas um compromisso ético para preservar vidas.
Otimização de Tempo: Processos automatizados, como alertas para manutenção e relatórios gerados automaticamente, liberam os gestores de atividades repetitivas, permitindo foco em decisões mais estratégicas.

Como criar uma estratégia de gestão de frotas e implementar na sua empresa?

Defina objetivos claros : Antes de mais nada, é importante entender quais são os objetivos de sua gestão de frotas — redução de custos, aumento da segurança, otimização das rotas, entre outros.
Escolha a tecnologia certa : Ferramentas como softwares de gestão de frotas ou sistemas de telemetria avançados podem ser extremamente eficazes para automatizar o processo e acompanhar dados cruciais.
Estabeleça uma rotina de manutenção preventiva : Um bom plano de manutenção pode evitar custos inesperados e aumentar a vida útil dos veículos.
Treine seus motoristas : Motoristas bem treinados são a chave para uma operação mais segura e eficiente.

Monitore os KPIs : Acompanhe indicadores chave como custo por milha , eficiência de combustível , tempo de inatividade e manutenção de veículos para tomar decisões baseadas em dados.

Precisa de mais clareza para elaborar seu Planejamento Estratégico? Baixe o nosso pacote de ferramentas:

E-book Eficiência em Gestão de Frotas
Planilha para gerir frotas
Modelo de Planejamento Estratégico

Principais Indicadores de Gestão de Frotas

Os indicadores de desempenho (KPIs) são fundamentais para acompanhar a eficiência e a saúde operacional de uma frota. Eles ajudam os gestores a identificar problemas, avaliar o desempenho de veículos e motoristas, otimizar processos e garantir a sustentabilidade do negócio. Aqui estão alguns dos principais indicadores que devem ser monitorados:

Consumo de Combustível: Mede a eficiência do uso de combustível, ajudando a identificar desperdícios ou desvios. A redução do consumo impacta diretamente os custos operacionais.
Custo por Quilômetro Rodado (CPK): Indica os gastos totais de manutenção, combustível, seguros e outros custos relacionados, divididos pelo total de quilômetros percorridos pela frota. Esse KPI permite avaliar se os custos estão dentro dos padrões esperados.
Taxa de Ocorrência de Acidentes: Acompanhar o número de acidentes envolvendo veículos da frota ajuda a implementar ações corretivas para melhorar a segurança e reduzir riscos.
Índice de Manutenção Preventiva: Mede a proporção de serviços de manutenção preventiva realizados em relação às intervenções corretivas. Um alto índice de manutenção preventiva é desejável para evitar falhas e custos inesperados.
Tempo de Disponibilidade da Frota (Uptime): Indica o tempo em que os veículos estão operacionais e disponíveis para uso, comparado ao tempo em manutenção ou indisponíveis. Aumentar o tempo de disponibilidade maximiza a eficiência da operação.
Índice de Utilização da Frota: Avalia o quanto a frota está sendo utilizada em relação à sua capacidade total. Uma utilização baixa pode indicar necessidade de ajustes na operação ou na alocação de veículos.
Desempenho dos Motoristas: Mede indicadores como consumo de combustível por motorista, número de infrações, velocidade média e cumprimento de rotas. Monitorar o desempenho contribui para treinar e melhorar a segurança e eficiência.
Taxa de Quebra ou Falha de Veículos: Avalia o número de falhas mecânicas ou quebras inesperadas, auxiliando na identificação de padrões de desgaste e na necessidade de manutenção mais detalhada.
Custo Total de Propriedade (TCO): Abrange todos os custos associados a um veículo, desde aquisição até descarte. Entender o TCO ajuda na decisão sobre renovação de frota ou ajustes nos gastos.
Taxa de Emissões de CO2: Cada vez mais relevante para frotas preocupadas com sustentabilidade, esse KPI mede a quantidade de emissões poluentes, promovendo práticas mais verdes e possíveis ajustes na operação.

O monitoramento contínuo desses indicadores permite que gestores tomem decisões baseadas em dados e otimizem os resultados da operação da frota, melhorando tanto a eficiência quanto os custos.

Tendências de gestão de frotas para 2025

Inteligência Artificial e Machine Learning : Uma previsão de manutenção e otimização de rotas através de IA se tornará cada vez mais comum, ajudando as empresas a reduzir custos e melhorar a eficiência.
Telemetria Avançada : A telemetria, que monitora o desempenho dos veículos em tempo real, vai continuar evoluindo com tecnologias mais precisas e acessíveis.
Frotas elétricas : A crescente adoção de veículos elétricos ajuda as empresas a reduzir a pegada de carbono e os custos com combustível, alinhando-se com as tendências de sustentabilidade.
Automatização de processos : O uso de plataformas que integram dados de diferentes fontes (combustível, manutenção, rotas, etc.) vai facilitar a tomada de decisões e a automação de processos.

FAQs

O que é e como aplicar compliance na gestão de frotas?

Compliance na gestão de frotas refere-se ao cumprimento das regulamentações legais, ambientais e de segurança no transporte de cargas. Para aplicá-lo, é essencial manter registros detalhados sobre a manutenção, a condução segura e a conformidade com a legislação vigente.

O que é KPI?

KPI (Key Performance Indicator) é um indicador de desempenho chave utilizado para medir a eficácia das ações de gestão de frotas. Exemplos de KPIs incluem o custo por motocicleta rodada e a eficiência de combustível.

Por que o Acompanhamento de KPIs é Crucial para a Gestão de Frotas?

Acompanhar os KPIs permite que o gestor de frotas identifique áreas de melhoria, faça ajustes rápidos e garanta que a operação esteja sempre dentro das metas condicionais.

Planilhas ou plataforma de gestão? Qual escolher?

Se a sua frota é pequena e você está começando, uma planilha pode ser suficiente. No entanto, para frotas maiores ou para empresas que buscam eficiência máxima, uma plataforma de gestão de frotas oferece ferramentas mais poderosas, como telemetria em tempo real e relatórios detalhados.

Investir em uma gestão de frotas eficiente pode transformar a operação de sua empresa, trazendo benefícios significativos em termos de redução de custos, aumento de segurança e desempenho operacional. Com as ferramentas certas e uma estratégia bem definida, você pode melhorar ainda mais sua operação, alinhando-se às tendências de 2025. Para saber mais sobre como implementar essas soluções e transformar a gestão de sua frota, entre em contato com nossa equipe e agende uma demonstração gratuita.