Você sabia que o controle manual de multas de trânsito utilizando planilhas pode estar custando mais caro do que você imagina? Muitos gestores de frota, assim como você, se veem sobrecarregados com a tarefa de acompanhar as multas e garantir que todas sejam pagas dentro do prazo. No entanto, confiar em planilhas pode parecer uma solução prática, mas essa abordagem pode gerar custos ocultos significativos.
Neste artigo, vamos revelar como o uso de planilhas pode ser um erro arriscado e como você pode evitar os principais problemas que surgem ao controlar multas dessa maneira.
Vamos explorar os principais desafios que o controle manual de multas impõe às empresas de transporte e como uma solução automatizada pode transformar esse processo, economizando tempo, dinheiro e, principalmente, evitando surpresas desagradáveis com multas vencidas.
Por que controlar multas de trânsito usando planilhas pode ser um erro custoso
O desafio de consultar multas em diversos sistemas de trânsito: Controlar multas de trânsito com planilhas exige um processo manual que envolve a consulta a múltiplos sistemas de trânsito – desde os DETRANs estaduais, sistemas federais como a PRF, até órgãos municipais.
Exemplo do problema: Cada vez que um motorista da sua frota comete uma infração, você precisa acessar diferentes portais, como o site do DETRAN de cada estado, a plataforma da Polícia Rodoviária Federal e até os sites de prefeituras para saber se há alguma infração registrada.
Resultado: Esse processo manual consome muito tempo e pode levar até 12 horas para consultar todas as infrações em um mês. Imagine o impacto disso nas operações diárias da sua empresa.
E aqui estamos falando de consultas placa a placa, quantas horas sua equipe está perdendo tentando controlar multas manualmente, enquanto outros problemas operacionais ficam sem atenção?
O perigo de multas vencidas e custos ocultos
Além do tempo perdido, o uso de planilhas também pode levar a erros graves, como o pagamento de multas vencidas.
A falha comum: Você pode perder a data de pagamento de uma multa simplesmente porque os prazos não foram registrados de forma eficaz na planilha.
Consequência: Isso resulta em juros, multas adicionais e uma situação financeira mais difícil para a sua empresa. E, o mais grave, essas falhas podem impactar a reputação da sua empresa e a operação da frota.
Imagine evitar aquela dor de cabeça com multas vencidas que geram custos inesperados e impactam suas operações!
A falta de automação e controle centralizado
O principal problema das planilhas é que elas não oferecem automação ou controle centralizado.
O que falta nas planilhas: Ao confiar apenas em planilhas, você não tem uma maneira eficiente de automatizar a verificação de novas infrações, atualizar automaticamente os dados e gerar relatórios precisos para a equipe de gestão. Isso leva a uma sobrecarga de trabalho e aumenta as chances de falhas.
Como superar os desafios de controlar multas usando planilhas
Solução: Uma plataforma automatizada de controle de multas integra todos os sistemas de trânsito em um único lugar, proporcionando uma visão clara e precisa de todas as infrações. Isso elimina a necessidade de consultar manualmente diferentes sites e reduz o risco de perda de prazos.
Redução de custos e economia de tempo
Com uma plataforma de multas, o tempo gasto com a consulta manual é drasticamente reduzido. Se com planilhas você gastaria horas diariamente, com uma plataforma você pode resolver o mesmo problema em minutos.
Benefício adicional: Além de economizar tempo, você ainda tem a vantagem de evitar multas vencidas, eliminando custos adicionais e aumentando a eficiência operacional.
Com a plataforma você recebe as multas muito antes de os sistemas de trânsito enviarem.
Como a centralização de dados melhora o controle da frota
Ao utilizar uma plataforma centralizada, todos os dados sobre multas ficam organizados em um único local. Você pode consultar, pagar e até negociar multas diretamente da plataforma, mantendo o controle total sobre as finanças da frota sem o risco de falhas humanas.
Resultado: Mais controle, menos erros e uma gestão de multas mais eficiente.
Comparando planilhas e soluções automáticas: Por que a mudança é necessária
Vamos comparar o tempo que você gastaria com planilhas versus uma solução automatizada.
>> Planilhas: Aproximadamente 4 a 9 horas por mês* só para consultas manuais. (*por placa)
>> Plataforma automatizada: Menos de 30 minutos para a mesma tarefa.
Conclusão: Em tempo de trabalho, isso representa uma economia de mais de 50 horas por ano.
Impacto nas operações da frota
O controle manual de multas pode levar a falhas operacionais. Por exemplo, se um motorista não paga uma multa a tempo e isso resulta em um bloqueio do veículo, a frota fica fora de operação, prejudicando a logística e gerando prejuízos.
Com uma plataforma automatizada, você evita esse tipo de risco e garante que sua frota funcione com máxima eficiência.
Estudos mostram que empresas que utilizam plataformas automatizadas de controle de multas economizam até 50% em custos operacionais relacionados a infrações.
Casos de sucesso:
A Menegazzo, uma representante da Ambev com mais de 100 veículos em sua frota, enfrentava um desafio significativo: a consulta manual das CNHs dos motoristas para verificar pontuações e aptidão para dirigir tomava muito tempo dos técnicos de segurança do trabalho. Além disso, multas que não chegavam a tempo para pagamento geravam prejuízos financeiros desnecessários e impactavam o orçamento da operação.
Com a implantação do software de gestão de multas da Ali Sat, a Menegazzo obteve resultados impressionantes:
• Redução de mais de 20% na disponibilidade de tempo dos técnicos de segurança do trabalho, eliminando a necessidade de consultas manuais.
• Zerou o índice de multas NIC (não identificadas ou não pagas a tempo), evitando prejuízos e assegurando conformidade com a legislação. Saiba mais sobre as multas NIC no post Entenda as Multas NIC: Como reduzir riscos e evitar multas de condutores
A empresa agora opera com maior eficiência, economizando recursos e garantindo que todos os motoristas estão aptos a dirigir. O impacto foi tão significativo que os técnicos podem direcionar seus esforços para outras áreas estratégicas da operação, enquanto a gestão de multas se tornou um processo automático e confiável.
Controlar multas de trânsito usando planilhas pode parecer uma solução acessível e econômica, mas os custos ocultos – como o tempo perdido e o risco de multas vencidas – podem ser substanciais. A mudança para uma plataforma de gestão de multas oferece vantagens claras, como economia de tempo, redução de custos e maior controle.
Não espere mais! Entre em contato conosco agora e veja como nossa plataforma pode transformar a gestão de multas da sua frota. Evite multas vencidas, economize tempo e melhore a eficiência operacional da sua empresa!
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