Veículo próprio para trabalho: como proteger o motorista e o caixa da empresa

Em muitas empresas, especialmente em serviços externos, manutenção, comercial e operações regionais, é comum que o colaborador use seu próprio carro ou moto para trabalhar: visitar clientes, fazer vistorias, entregar documentos, prestar suporte técnico etc.

Isso parece simples, mas envolve direitos trabalhistas, responsabilidades em caso de acidente e impactos financeiros tanto para o funcionário quanto para a empresa. Nos últimos anos, os acidentes de trajeto representaram 24% de todos os acidentes de trabalho no Brasil, o que mostra o tamanho do risco envolvido nos deslocamentos.

Usar veículo próprio pode ser uma solução flexível e econômica, desde que seja bem combinada, formalizada e monitorada. A seguir, vamos mostrar o que a legislação prevê, como lidar com reembolso, acidentes e como a tecnologia pode ajudar a organizar tudo isso com segurança.

O que a CLT diz sobre usar veículo próprio para trabalho?

A CLT não proíbe o uso de veículo próprio para trabalho, desde que exista acordo entre empresa e colaborador e que isso esteja bem documentado.

Pontos importantes:

O uso do carro/moto próprio pode ser exigido ou permitido pela empresa, mas precisa haver contrato ou política interna definindo: quando o veículo será usado, para quais atividades, como será feito o reembolso e quem responde por acidentes, danos e seguros.

Quando o deslocamento com veículo próprio é necessário para o exercício da função, é esperado que a empresa compense os custos gerados pelo uso desse veículo. Não existe uma tabela única na lei, mas a prática consolidada é o reembolso por quilometragem ou ajuda de custo estruturada.

Direitos de quem usa veículo próprio a serviço da empresa

O colaborador que coloca seu próprio veículo na rua para atender demandas da empresa tem, em geral, direito a reembolso das despesas de deslocamento, como: combustível, parte da manutenção e desgaste, pedágios e, em alguns casos, estacionamentos.

Cobertura em caso de acidente de trabalho, quando o deslocamento estiver ligado diretamente à função (benefícios previdenciários e eventual suporte jurídico, dependendo do caso);

Critérios claros e justos de cálculo, normalmente baseados em distância percorrida e valor por quilômetro, definidos em política interna ou acordo;

Possível ressarcimento por danos ou desgaste excessivo, quando o uso do veículo particular é contínuo e diretamente relacionado ao trabalho.

Na prática, esse reembolso não é benefício, e sim compensação por um custo que antes seria da empresa.

Deveres e responsabilidades do colaborador

Do outro lado, o motorista também tem responsabilidades quando utiliza o próprio veículo a serviço da empresa:

• Manter o veículo em boas condições de uso, com revisão em dia e itens de segurança funcionando;

• Garantir que a documentação esteja regularizada (licenciamento, IPVA, seguro obrigatório etc.);

• Registrar corretamente os deslocamentos (datas, trajetos, quilometragem) para fins de reembolso e auditoria;

• Respeitar as políticas de rota, prazos e segurança definidas pela empresa.

Se essas condições não forem cumpridas, a empresa pode contestar reembolsos e, em casos mais graves, aplicar medidas disciplinares.

Como funciona o reembolso por quilometragem?

A forma mais comum e transparente de compensar o uso de veículo próprio é o reembolso por quilômetro rodado.

Em resumo, funciona assim:

Reembolso = km rodado x valor por km

Esse valor por km deve considerar: combustível, manutenção e reparos, pneus e desgaste geral, depreciação do veículo.

Exemplo adaptado: se um técnico roda 800 km no mês e a empresa paga R$ 1,10 por km, o reembolso será de R$ 880,00. Pedágios e estacionamentos podem ser incluídos à parte, conforme política interna.

Para evitar conflitos, é importante que:

• o valor por km seja padronizado e documentado;

• os trajetos sejam registrados de forma confiável (planilha, aplicativo, sistema de rastreamento);

• o colaborador saiba exatamente como será feito o cálculo e quando irá receber.

É aqui que a tecnologia de gestão de frotas entra como aliada: com rastreamento e relatórios automáticos, a empresa não precisa depender de anotações manuais, reduzindo erro e discussão.

Acidentes de percurso e uso de veículo próprio: de quem é a responsabilidade?

Quando o colaborador está usando seu veículo a serviço da empresa, os riscos do deslocamento passam a ter vínculo com o trabalho.

O que é acidente “in itinere”?

O chamado acidente in itinere é aquele que acontece no trajeto entre casa e trabalho (ou vice-versa). Dependendo do caso, ele pode ser caracterizado como acidente de trabalho, garantindo direitos como benefício por afastamento, estabilidade temporária e outros.

Quando o veículo próprio é utilizado para executar a atividade profissional (visita a cliente, entrega, suporte etc.), o acidente em rota de serviço tem ainda mais força como acidente de trabalho e a empresa precisa estar preparada para lidar com isso.

Nesses casos, é fundamental:

• Atendimento médico imediato;

• Notificação à empresa assim que possível;

• Registro de Boletim de Ocorrência, quando cabível;

• Emissão de CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);

• Organização de laudos, notas, exames e registros que comprovem o vínculo do deslocamento com a atividade profissional.

Vale-transporte x veículo próprio: pode abrir mão?

Sim, o colaborador pode abrir mão do vale-transporte para usar veículo próprio, mas isso precisa ser formalizado por escrito.

Algumas empresas optam por:

• substituir o vale-transporte por ajuda de custo;

• usar um modelo misto (vales + reembolso por km em dias de serviço externo);

• restringir o uso de veículo próprio apenas a determinadas funções externas.

O importante é que a solução:

• seja transparente;

• respeite a legislação;

• não gere prejuízo indevido ao trabalhador.

Boas práticas para empresas que permitem veículo próprio no trabalho

Se sua empresa utiliza ou pretende utilizar veículo próprio de colaboradores, vale seguir alguns passos:

1. Formalize tudo

Crie uma política interna ou aditivo contratual explicando: quando o veículo será usado, como é feito o reembolso, quais rotas são consideradas de serviço e quais documentos o colaborador precisa manter em dia.

2. Padronize o processo de reembolso

• defina valor por km;

• estabeleça prazos de envio e aprovação dos relatórios;

• use um modelo único de registro de deslocamentos (planilha, app, sistema).

3. Use tecnologia para registrar deslocamentos

Soluções de rastreamento e gestão de frota ajudam a:

• registrar automaticamente os trajetos realizados;

• conferir a quilometragem rodadas em rotas de serviço;

• reduzir fraudes, erros ou divergências na hora do reembolso.

4. Cuide da segurança

• oriente motoristas sobre condução segura, limites de jornada e pausas;

• incentive o uso de videotelemetria em casos de rotas mais críticas;

• mantenha um fluxo claro para reporte e tratamento de acidentes.

Onde a Ali Sat entra nessa história?

Mesmo quando a empresa não é dona de todos os veículos, ela continua sendo dona da operação, e é aí que a Ali Sat pode ajudar.

Com as nossas soluções de rastreamento, telemetria e videotelemetria, você pode:

• Monitorar deslocamentos de campo (técnicos, vendedores, supervisores), mesmo quando parte deles usa veículo próprio;

• Gerar relatórios confiáveis de quilometragem, facilitando o cálculo de reembolsos;

• Identificar rotas mais seguras e econômicas;

• Acompanhar indicadores de comportamento de direção, reduzindo risco de acidente e desgaste desnecessário;

• Ter evidências em caso de incidentes, ajudando na proteção jurídica da empresa e do colaborador.

Assim, o que poderia ser uma prática confusa e conflituosa vira um processo controlado, justo e transparente.

Usar veículo próprio para trabalho é algo cada vez mais comum em operações logísticas, de serviços e atendimento externo. Mas não pode ser tratado como algo informal.

É essencial:

• conhecer os direitos e deveres de ambas as partes;

• definir políticas claras de reembolso;

• ter processos para lidar com acidentes e responsabilidades;

• usar tecnologia para registrar, comprovar e otimizar cada quilômetro rodado.

Caminhos ao lado das empresas justamente nesse ponto: transformar deslocamentos, com frota própria ou veículo do colaborador, em dados, controle e segurança, para que ninguém fique no escuro, nem na planilha e nem na estrada.